Firma sprzątająca pozyskuje klientów na stałe umowy z pięciu źródeł: portali zleceń (Oferteo, Fixly, Zleca), przetargów i zapytań ofertowych, poleceń od zarządców nieruchomości, własnej reklamy lokalnej oraz zapytań kupowanych na wyłączność. O tym, które źródło się opłaca, nie decyduje cena kontaktu, tylko dwie inne liczby: ile firm dostaje to samo zapytanie i czy przed wizją wiesz, kiedy klient może zmienić obecnego wykonawcę. Bez tej daty połowa wizji lokalnych kończy się ofertą, którą biuro wykorzysta do renegocjacji z firmą, która już u niego sprząta.
Ten tekst jest dla właściciela firmy sprzątającej z kilkoma ekipami, który żyje albo chce żyć ze stałych umów z biurami, wspólnotami i lokalami usługowymi, i właśnie decyduje, gdzie wydać pierwsze pieniądze na pozyskanie klientów. Nie znajdziesz tu porad o oklejaniu samochodu. Jest rachunek na jedną podpisaną umowę z każdego źródła, kalendarz, w którym biura zmieniają wykonawców, i pytania, które odsiewają wizje bez szans.
Jak pozyskać klientów do firmy sprzątającej, pięć źródeł w jednej tabeli
Zestawienie opiera się na publicznych zasadach portali i na tym, jak te kanały działają mechanicznie, a nie na naszych szacunkach ich skuteczności. Skuteczność zależy od miasta, od tego, czy robisz sprzątania jednorazowe, czy stałe obiekty, i od tego, jak szybko odpisujesz.
| Źródło | Jak płacisz | Ile firm widzi | Co wiesz przed wizją |
|---|---|---|---|
| Oferteo | punkty za odkrycie kontaktu | kilka, bez publicznego limitu | metraż i opis od zlecającego |
| Fixly | punkty za ofertę (0 do 50) | do 5, szósty za premium | opis, zwykle sprzątanie jednorazowe |
| Przetargi | czas na dokumenty, czasem wadium | każdy, kto złoży ofertę | pełny opis zamówienia |
| Własna reklama | budżet reklamowy i czas | tylko Ty | tyle, o ile zapytasz w formularzu |
| Zapytania na wyłączność | pakiet, 40 do 58 zł netto za zapytanie | jedna firma, zapis w umowie | obiekt, metraż, obecny wykonawca, termin |
Najważniejsza jest trzecia kolumna. Biuro, które zbiera oferty przez portal, dostaje pięć wycen i najczęściej wybiera najtańszą albo tę, którą da się pokazać obecnej firmie przy renegocjacji. Płacisz wtedy nie za klienta, tylko za miejsce w porównaniu, w którym wygrywa ryczałt policzony od samego metrażu. Mechanikę punktów na obu największych portalach, razem ze zwrotami, rozpisaliśmy w tekście Fixly czy Oferteo dla wykonawcy.
Portale zleceń, dobre na sprzątania jednorazowe, słabe na biura
Na portalach najwięcej jest zleceń jednorazowych: mieszkanie po remoncie, po najemcy, przed sprzedażą, mycie okien. To dobra praca na zapełnienie grafiku, a dla nowej firmy także sposób na pierwsze opinie. Przy stałych umowach z biurami portal ma dwie wady. Po pierwsze, zapytanie widzi kilka firm naraz. Po drugie, formularz portalu nie pyta o to, kto sprząta obiekt teraz i kiedy kończy się ta umowa, więc nie odróżnisz biura, które zmienia wykonawcę od stycznia, od biura, które sprawdza rynek.
Jeśli korzystasz z portalu, odpisuj tylko na zlecenia, w których jest metraż, rodzaj obiektu i częstotliwość. Resztę dopytaj w pierwszej wiadomości, zanim zaproponujesz termin wizji. Zapytanie bez odpowiedzi na te trzy rzeczy jest zwykle zbieraniem cen.
Przetargi i zapytania ofertowe, duże obiekty przy kryterium ceny
Szkoły, urzędy, przychodnie i spółki komunalne kupują sprzątanie w przetargach. Ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych są bezpłatne, a większe zamówienia mają pełny opis przedmiotu, więc wiesz dokładnie, co wyceniasz. Problemem jest kryterium: zwykle decyduje cena, czasem z niewielką wagą doświadczenia albo zatrudnienia na umowę o pracę. To źródło dla firmy, która ma referencje z podobnych obiektów, kogoś do przygotowania dokumentów i koszt roboczogodziny policzony co do złotówki. Dla firmy z trzema ekipami wieczornymi to zwykle zbyt długi cykl i zbyt niska marża.
Polecenia od zarządców i własna reklama
Najlepszy klient firmy sprzątającej przychodzi od zarządcy nieruchomości, który ma w portfelu kilka budynków i zmienia wykonawcę w jednym z nich. Takie polecenia są darmowe, ale przychodzą po roku albo dwóch pracy na obiektach tego zarządcy, więc nie zapełnią grafiku firmy, która dopiero buduje portfel umów.
Własna reklama (wizytówka w mapach, kampania w wyszukiwarce na frazy typu „sprzątanie biur" plus miasto, strona z formularzem) daje zapytania tylko dla Ciebie. Kosztuje jednak czas: ustawienie kampanii, pilnowanie budżetu, odsiewanie zapytań od osób szukających pracy albo sprzątania mieszkania za 150 zł. Jeśli formularz na stronie pyta tylko o imię i telefon, każde zapytanie i tak musisz zakwalifikować telefonem. Dopisz do niego pola o metrażu, częstotliwości i obecnym wykonawcy, a oszczędzisz połowę rozmów.
Ile kosztuje firmę sprzątającą jedna stała umowa
Cena kontaktu to pierwsza pozycja rachunku, nie cały rachunek. Koszt stałej umowy to wydatek na kontakty podzielony przez liczbę podpisanych umów, plus koszt wszystkich wizji lokalnych i ofert, które skończyły się bez podpisu.
Policz to na własnych liczbach, bo poniższe są przykładowe, a nie zmierzone. Załóżmy, że w miesiącu odkrywasz 25 kontaktów do biur, jedziesz na 10 wizji i podpisujesz 2 umowy. Każda wizja z dojazdem, obejściem obiektu i policzeniem ryczałtu to dwie do trzech godzin pracy właściciela albo kierownika. Osiem wizji bez podpisu to 16 do 24 godzin w miesiącu, czyli trzy dni, za które nikt nie zapłacił, doliczone do dwóch umów.
Drugi wniosek dotyczy wartości umowy. Stałe sprzątanie biura z ryczałtem kilku tysięcy złotych miesięcznie to przychód na rok albo dłużej, więc zapytanie za 50 zł nie ma znaczenia w rachunku. Znaczenie ma to, ile wizji zjada tydzień kierownika. Dlatego przy stałych umowach bardziej opłaca się płacić więcej za mniej zapytań, które mają datę zmiany wykonawcy, niż mniej za kontakty, do których trzeba jechać, żeby się czegokolwiek dowiedzieć. Widełki cen zapytań i to, co je podnosi, pokazujemy w cenniku pakietów zapytań.
Kiedy biura zmieniają firmę sprzątającą
Najwięcej stałych umów na sprzątanie biur zmienia wykonawcę w ostatnim kwartale roku. Firmy planują budżety na kolejny rok, a umowy zawarte na czas określony kończą się często 31 grudnia. Przy trzymiesięcznym okresie wypowiedzenia decyzja o zmianie zapada we wrześniu i październiku, a wizje lokalne odbywają się w październiku i listopadzie. Kto zaczyna szukać klientów w grudniu, trafia na biura, które już wybrały.
Drugim momentem jest przeprowadzka biura albo otwarcie nowego oddziału. Wtedy nie ma obecnego wykonawcy, decyzja zapada szybko, a zakres często obejmuje sprzątanie po remoncie i odbiorze lokalu. Takie zapytania warto brać nawet przy niższym ryczałcie, bo zaczynasz obiekt od pierwszego dnia i nie konkurujesz z firmą, która zna budynek.
Siedem pytań, które warto zadać przed wizją lokalną
Niezależnie od źródła, te pytania odsiewają zapytania bez szans, zanim stracisz popołudnie. Możesz ich użyć przy ocenie kupowanych zapytań i we własnym formularzu.
- Jaki to obiekt i ile ma metrów, w tym ile kuchni i toalet?
- Jak często ma być sprzątane i w jakich godzinach ekipa może wejść?
- Kto sprząta obiekt teraz i kiedy kończy się ta umowa?
- Dlaczego szukają Państwo nowej firmy?
- Jaki miesięczny budżet zakładają Państwo i kto dostarcza środki czystości?
- Czy w zakresie jest mycie okien, pranie wykładzin albo mycie maszynowe posadzek?
- Kto podejmuje decyzję i do kiedy?
Pytanie trzecie i czwarte są najważniejsze. Odpowiedź „jesteśmy zadowoleni, chcemy tylko porównać ceny" oznacza, że Twoja oferta posłuży do renegocjacji. Odpowiedź „umowa kończy się w grudniu, obecna firma nie pilnuje toalet" oznacza klienta z terminem i powodem. Tak właśnie kwalifikujemy zapytania, co opisaliśmy na stronie zlecenia na sprzątanie biur na wyłączność, a zasady kontaktu z firmami jako klientem na stronie leady B2B dla firm.
Zanim podpiszesz trzecią umowę, policz ludzi
Stała umowa na biuro to zwykle praca po 18, pięć razy w tygodniu. Druga i trzecia umowa w tym samym tygodniu oznaczają nową osobę na wieczorną zmianę, a w sprzątaniu to właśnie brak ludzi najczęściej blokuje wzrost, a nie brak klientów. Rekrutację warto zacząć, zanim wyślesz ofertę na obiekt, który przekroczy możliwości obecnej ekipy, na przykład publikując oferty pracy na wieczorne zmiany w tym samym tygodniu, w którym jedziesz na wizję. Nowa osoba potrzebuje przeszkolenia na obiekcie, a biuro zauważy każdy gorszy wieczór w pierwszym miesiącu.
Czy warto kupować zapytania od firm szukających sprzątania
Warto wtedy, gdy żyjesz ze stałych umów, a jedna wizja z wyceną kosztuje Cię więcej niż cena zapytania. Nie opłaca się, gdy robisz głównie sprzątania jednorazowe mieszkań, bo tam klienci szybko decydują na portalach, a Twoim ograniczeniem jest liczba wolnych rąk, nie liczba kontaktów.
Przed zakupem pakietu u jakiegokolwiek dostawcy zadaj pięć pytań. Czy zapytanie trafia wyłącznie do mnie i czy jest to zapisane w umowie. Czy karta zapytania zawiera obecnego wykonawcę i datę końca jego umowy. Czy mogę zamówić wyłącznie stałe umowy od ustalonego metrażu. Czy dostaję treść klauzuli zgody marketingowej z datą i kanałem. Co się dzieje z zapytaniem, które nie spełnia ustalonych kryteriów. Dlaczego wyłączność zmienia ten rachunek, pokazujemy na stronie leady na wyłączność, a strukturę pakietu z Twoimi założeniami policzysz w kalkulatorze pakietu.